Translation Memory: So reduzieren Unternehmen Übersetzungskosten und erhöhen die Übersetzungsqualität

Produkte und Dienstleistungen werden heute zunehmend global angeboten. Die Weltwirtschaft wächst weiter zusammen, ausländische Märkte zu bedienen stellt eher die Regel als die Ausnahme dar. Um in dieser vernetzten Umgebung bestehen zu können, steigt für Unternehmen der Bedarf Texte verschiedener Art in mehreren Sprachen anzubieten. Translation Memory Systeme (TM) können hier Abhilfe schaffen, um Kosten zu senken und den Qualitätsstandard hochzuhalten.

Die Anzahl der Texte, die Unternehmen regelmäßig in verschiedene Sprachen übersetzen müssen, nimmt in den letzten Jahren deutlich zu. Aus externer Sicht erwarten Kunden heute eine personalisierte Kommunikation in ihrer Heimatsprache. Interne Dokumente, die beispielsweise Zulieferer oder Vertriebspartner nutzen, sollten ebenso einem hohen Standard genügen, um unnötige Fehler in der Prozesskette zu vermeiden.

Zu den Dokumenten, die Unternehmen häufig übersetzen und aktualisieren müssen, gehören beispielsweise Webseiten-Texte, Produktinformationen, Servicehefte oder Bedienungsanleitungen. Damit diese Übersetzungsleistungen effektiv erbracht werden können, setzen Unternehmen heute oft auf technische Unterstützung in Form von Translation Memory Systemen.

Ein Translation Memory (TM) erlaubt es einer Organisation direkt oder indirekt über einen Dienstleister für Übersetzungsleistungen bereits existierende Übersetzungen in Zukunft wieder zu verwenden. Es handelt sich hierbei um eine datenbankgestützte Software, die den Übersetzern bereits früher übersetzte Segmente (Sätze) oder bereits früher übersetzte ähnliche Sätze während der Arbeit vorschlägt. Die Translation Memory Technologie ermöglicht es also, gespeicherte Übersetzungen in Folgeprojekten wieder zu verwenden.

Wie genau funktioniert ein Translation Memory?

Ein Translation-Memory-System beinhaltet im Kern eine Datenbank, in der zweisprachige Textpaare (sowohl Ausgangs- als auch Zielsprache) abgespeichert werden. Die Texte werden dabei in Sätze oder Satzsegmente unterteilt. Abgespeichert werden neben den reinen Texten auch alle Formatierungsinformationen, Satzzeichen und Zahlen.

Während der Übersetzung sucht das System automatisch nach bereits übersetzten Sätzen und Segmenten. Wenn das TM einen exakten Treffer findet, sieht der Übersetzer direkt einen Vorschlag, den er auf Knopfdruck in die Zielsprache übernehmen kann.

Sollte das System kein identisches Segment finden, startet es die Suche nach sogenannten „Fuzzy Matches“, also Elementen, die zumindest zu einem gewissen Prozentsatz eine Übereinstimmung aufweisen. Bei diesen ähnlichen Treffern, entscheidet der Übersetzer, welche Teile er für die Übersetzung wiederverwenden möchte.

Ein Translation Memory ersetzt nicht den Übersetzer

Translation Memory Systeme eignen sich besonders gut, wenn ein Text ein hohes Maß an Wiederholungen aufweist oder auf standardisierten Text-Elementen aufbaut. Dazu zählen zum Beispiel Kataloge, technische Anleitungen, Finanzberichte oder Verträge. Auch bei anderen Texten eignet sich ein TM, insbesondere wenn es sich um Fachtexte mit vielen Fachbegriffen handelt. Hier stellt ein TM sicher, dass wiederkehrende Segmente immer gleich übersetzt werden, und die Übersetzungen dadurch konsistenter werden.

Die Verwendung eines Translation Memory im Übersetzungsprozess unterstützt den Übersetzer indem es ihm identische oder quasi-identische Einträge (Fuzzy Matches) in der Datenbank zu einem gegebenen Ausgangstext vorschlägt. Auch dann, wenn ein TM einen exakten oder einen ungefähren Treffer findet, ist es elementar wichtig, dass der Übersetzer prüft, inwieweit das gefundene Segment wiederverwendbar ist und in den Gesamtkontext passt. Eventuell muss der Übersetzer den Vorschlag noch überarbeiten oder im Kontext anpassen.

Die Vorteile eines Translation Memorys

Für Unternehmen weist die Nutzung eines Translation Memorys einen hohen Nutzen auf. Dabei stehen drei Aspekte im Vordergrund: eine höhere Konsistenz, langfristig geringere Kosten und kürzere Übersetzungszeiten.

Übersetzungen, die durch ein TM unterstützt werden, zeichnen sich also durch ein hohes Maß an Konsistenz aus. Unternehmensspezifische Formulierungen werden durchgehend, unabhängig der Dokumenttypen, einheitlich übersetzt. Konsistenz in der Begrifflichkeit unterstützt eine einheitliche Unternehmenssprache und diese fördert das kommunikative Erscheinungsbild des Unternehmens nach innen und außen.

Außerdem spart man sich durch den Einsatz eines TMs Kosten und Zeit. Identische und überwiegend identische Segmente aus vorangegangenen Dokumenten stehen dem Übersetzer zur Verfügung und können, nach Prüfung des angemessenen Kontextes, übernommen werden. Diese Einsparungen werden von den Sprachdienstleistern mittels eines günstigeren Wortpreises an die Kunden weitergegeben.

Ein TM funktioniert aus Kostensicht wie ein Sparbuch: Translation Memorys, genauso wie Sparbücher, wachsen über die Zeit und gewinnen so fortlaufend an Wert¹. So spart man auf lange Sicht mehr Geld, als wenn man ein oder zwei Cents im Wortpreis einsparen möchte.

Worauf Unternehmen bei der Nutzung eines Translation Memorys achten sollten

Der wichtigste Aspekt direkt zu Beginn: Ein TM wird immer kundenbezogen angelegt und sollte somit auch zwingend im Besitz des Kunden bleiben! Unternehmen sollten sich also immer direkt zu Beginn bei einem Dienstleister darüber informieren, ob das geführte TM auch wirklich ihnen gehört. Seriöse Anbieter schicken den Kunden regelmäßig oder auf Wunsch Exporte des TMs, damit der Kunde für den Fall eines Dienstleisterwechsels, die gesammelten Informationen nicht verliert.

Neben der Eigentümer-Frage des TMs ist weiterhin zu beachten, dass das Translation Memory nur dann optimal genutzt wird, wenn alle (zumindest technischen) Texte dort gespeichert werden (einschränkend muss man erwähnen, dass dies für Marketingtexte nur bedingt gilt). Dies setzt voraus, dass die Vergabe von Übersetzungen in irgendeiner Form zentralisiert ist. Nur bei einer zentralisierten Vergabe von Übersetzungsanfragen kann das TM effektiv genutzt werden und langfristig Kosten einsparen.

Fazit

Ein Translation Memory ist die Basis-Technologie, mit der die Übersetzungsqualität und -konsistenz erhöht wird, sowie Zeit und Kosten eingespart werden. Welche Voraussetzungen für den optimalen Einsatz eines TM notwendig sind, sollte zu Beginn mit dem Übersetzungsdienstleister in Strategie- und Analyse-Gesprächen gemeinsam erörtert werden.

 

¹ „…translation memories, like bank accounts, can grow in value over time“, in: Yunker, John, The Savvy Client’s Guide to Translation Agencies, Ashland, 2010, S. 25.

 

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